إدارة العمادة
الهدف العام: تقديم جميع الخدمات الإدارية والمالية المتميزة للوحدات التنظيمية وموظفي عمادة السنة التحضيرية والدراسات المساندة.
الأهداف:
- المتابعة والإشراف على تطبيق لوائح وأنظمة الشؤون الإدارية والمالية في العمادة.
- الإشراف على مباشرة جميع منسوبي العمادة، والتبليغ عن تركهم العمل للجهات المعنية.
- الإشراف والمتابعة لتنفيذ الأعمال الإدارية للوحدات التابعة للعمادة.
- الإشراف على تحسين وتطوير سير العمل في الإدارة.
- التنسيق مع إدارة المشتريات في الجامعة بشأن تأمين احتياجات العمادة من المواد والأجهزة والخدمات.
المهام:
- تنفيذ الخطط والبرامج المعتمدة.
- الإشراف على تنفيذ النشاطات الإدارية والمالية في العمادة بما يضمن حسن أدائها.
- تطبيق جميع الأنظمة واللوائح المالية والإدارية التي تسري على الجامعة.
- تنفيذ وتقويم برامج العمل المختلفة للعمادة في الجوانب المالية والإدارية.
- التنسيق مع إدارة التخطيط المالي والميزانية بشأن إعداد مشروع ميزانية العمادة.
- تنفيذ جميع العمليات المالية والمحاسبية للعمادة وفقاً للأنظمة واللوائح الصادرة بهذا الشأن.
- تطبيق الإجراءات المحددة لعمليات استقبال وتوجيه جميع المراسلات الواردة والصادرة من وإلى العمادة، وكذلك نقل وتوزيع المراسلات داخلها بالتنسيق مع مركز الوثائق والمحفوظات في الجامعة.
- التنسيق مع إدارة المشتريات في الجامعة بشأن تأمين احتياجات العمادة من المواد والأجهزة والخدمات.
- التنسيق مع إدارة المستودعات في الجامعة فيما يتعلق بتشغيل مستودع العمادة وتخزين المواد والأدوات القرطاسية والمكتبة اللازمة فيه والمحافظة عليها وفق القواعد والإجراءات المعتمدة لذلك.
- تلبية احتياجات الوحدات التنظيمية في العمادة من الأصناف المخزنة في مستودع العمادة حسب الأصول المتبعة والتأكد من عدم وجود فائض أو نقص في الأصناف المخزنة فيه.
- التنسيق مع عمادة الموارد البشرية بشأن عمليات وتقارير مراقبة انتظام دوام الموظفين بالعمادة.
- التنسيق مع إدارة النقل والحركة في الجامعة بشأن توفير خدمات النقل لجميع الوحدات التنظيمية في العمادة حسب التعليمات والإجراءات المعمول بها.
- التنسيق مع مركز الوثائق والمحفوظات في الجامعة فيما يخص جمع وتنظيم وحفظ وثائق ومحفوظات العمادة بما يحقق متطلبات أداء العمل فيها، والمحافظة عليها من التلف والضياع، وتيسير الرجوع لها عند الحاجة، وبما يتفق مع نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية.
- التنسيق مع المركز الجامعي للاتصال والإعلام فيما يخص أعمال العلاقات العامة والإعلام بالعمادة.
- إعداد أخبار العمادة، وموضوعاتها العلمية والإعلامية للنشر في وسائل الإعلام.
- متابعة ما ينشر من أخبار عن العمادة ورصده وتوثيقه.
- إعداد دليل معلومات التواصل لموظفي العمادة، والعمل على تحديثه بصفة مستمرة.
- استقبال زوار العمادة من مختلف الوحدات التنظيمية في الجامعة.
- المشاركة في تحديد احتياجات الإدارة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
- المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الإدارة لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الإدارة وإنجازاتها ومقترحات تطوير الأداء فيها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.